Die Aufbewahrungsfristen von E-Mails werden durch die der Mailarchivierung zugrundeliegenden Rechtsvorschriften definiert (HGB, AO, GoBD). Handelsrechtlich relevante Mails müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Steuerrechtlich relevante Mails müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Faktisch bedeutet das, dass alle archivierten Mails damit 10 Jahre in archivierter Form vorgehalten werden müssen.

Benno MailArchiv verfügt Stand heute über keine „cleanup“-Funktion o.ä. E-Mails werden dementsprechend niemals automatisch gelöscht, weder nach 10 Jahren, noch nach 20, 30 Jahren oder was auch immer.

Das Löschen von E-Mails liegt (wie der gesamte root-Zugriff auf den Server auf dem Benno MailArchiv eingerichtet ist) komplett in der Verantwortung des ausführenden Administrators. Insofern gibt es innerhalb von Benno MailArchiv 2.x keine Konfigurationseinstellungen, in der Retentionzeiten usw. eingestellt werden können.

Schutz vor unbefugtem oder ungewolltem Löschen ist im Gegenzug durch die eingesetzte Storagelösung möglich.

Benno MailArchiv archiviert E-Mails standardmäßig auf Dateisystemebene (alternativ in Amazon S3 kompatiblen Objektstoragelösungen). Bei der dateisystem-basierten Speicherung ist es völlig unerheblich, ob es sich um lokale Festplatten, NAS-Storage, SAN o.ä. handelt. Kurz gesagt: Benno MailArchiv archiviert auf allen Storagesystemen, deren Speicherbereiche per NFS oder CIFS (als Dateisystem) eingebunden werden können. Dementsprechend kann die Auswahl einer Storagelösung, die Retentionzeiten (also garantierte Löschfristen) durchsetzt, hier eine Lösung sein.

Eine für Benno MailArchiv zertifizierte Speicherlösung, die Retention Policies anbietet und unterstützt, ist beispielsweise FAST LTA Silent Cubes (www.fast-lta.de). Neben FAST-LTA bieten weitere Anbieter auf dem Markt Storagelösungen an, die hinsichtlich Retention Policies über vergleichbare Funktionalität wie FAST LTA verfügen.

Solange die Archivierung durch Benno MailArchiv auf lokalen Festplatten des Servers stattfindet, ist ein Schutz vor Löschen oder Manipulation insofern gegeben, als dass niemand außer dem User root manipulativ bzw. löschend auf die Mails zugreifen kann.

Die Einzelheiten zu diesem Sachverhalt sind auch in der Benno MailArchiv Systembeschreibung (https://www.benno-mailarchiv.de/systembeschreibung/) erklärt, die Bestandteil jeder Verfahrensdokumentation zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung sein sollte. (Eine geeignete Verfahrensdokumentation muss für die GoBD-konforme Archivierung von E-Mails zwingend erstellt werden, vgl. GoBD, 10.1 Verfahrensdokumentation, Ziff. 151-153. Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen sind in diesem Zusammenhang rechtsunwirksam (vgl. GoBD, 12. Zertifizierung und Software-Testate, Ziff. 179 und 181) und ersetzen bei etwaigem Vorhandensein nicht eine geeignete Verfahrensdokumentation.).

Die Frage des Löschens von nicht mehr von der Archivierungspflicht betroffenen E-Mails nach Abschluss der Aufbewahrungsdauer kann sowohl technisch als auch organisatorisch geregelt werden. Die GoBD schreiben diesbzgl. weder vor, dass Mails nach Fristablauf zu löschen sind, noch ob und das dies automatisch geschehen muss.

Nicht weiter aufbewahrungspflichtige E-Mails können anhand der Container- und Boxen-Struktur der Archivablage in Benno MailArchiv einfach und übersichtlich aus dem System entfernt werden.

Dieses Betrachtungen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie dienen lediglich zur allgemeinen Information. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.