Le wiki des archives du Benno Mail

Mentions légales / Clause de non-responsabilité :

Ces informations ne constituent pas un avis juridique. Elles sont fournies à titre purement informatif. Nous déclinons toute responsabilité quant à l'exactitude et à l'exhaustivité des informations fournies.

Aus unserer Sicht als Hersteller und Anbieter der E-Mail-Archivierungslösung Benno MailArchiv stellt sich die Frage „Löschen von Mails nach Ende der GoBD-bedingten Aufbewahrungsfrist“ wie folgt dar.

La durée de conservation des courriels archivés est fixée par le GoBD (Principes relatifs à la bonne tenue et à l'utilisation des livres, registres et documents sous forme électronique et à l'accès aux données). Conformément à ces principes, les courriels doivent être archivés pendant 10 ans après la fin de l'exercice fiscal concerné.

Aus Sicht von HGB, AO und GoBD dürfen E-Mails (unserer Auffassung) nach damit nach 10-jähriger Aufbewahrungsfrist nach Geschäftsjahresschluss gelöscht werden. Eine Pflicht zum Löschen ergibt sich nach unseren Informationen daraus nicht. Ob und inwieweit die DSGVO hier zu einem Löschzwang für diese E-Mails führt, können wir nicht qualifiziert beantworten und weisen auf unseren Wiki-Artikel hin, in dem wir zur DSGVO Stellung bezogen haben: https://wiki.benno-mailarchiv.de/doku.php/e-mails_loeschen

Zur Klärung des rechtlichen Status, ob und welche Mails ggf. gelöscht werden müssen, geben wir (auf Grund der nach unserem Kenntnisstand unklaren bzw. nicht hinreichend klaren Rechtssituation) keine Auskunft und keine Empfehlung. Rechtlich dürfen Mails nach den Gegebenheiten der GoBD wie oben beschrieben offenbar gelöscht werden.

Hiermit geben wir weder eine Empfehlung ab, Mails, die im Sinne der GoBD nicht mehr archivierungspflichtig sind, zu löschen, noch dieses nicht zu tun. Die Entscheidung über das Löschen obliegt dem Betreiber der Mailarchivierung.

Technisch gesehen können die entsprechenden, nicht mehr archivierungspflichtigen E-Mails durch Anwendung entsprechender Werkzeuge aus Benno MailArchiv gelöscht werden. Siehe bspw. hier. (Bzgl. etwaiger weitergehender technischer Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Support).

Hinsichtlich der Prüfbarkeit der Mailarchivierung im Sinne der GoBD raten wir dazu, den Vorgang des Löschens in der Verfahrensdokumentation zur Mailarchivierung nachvollziehbar, klar und transparent zu dokumentieren, also dort anzugeben,

• qui (quel administrateur)
• à l'instigation de qui
• Quand
• quels e-mails

supprimé des archives et la manière dont il a techniquement procédé.

À notre avis, cela devrait suffire à satisfaire aux exigences du GoBD en matière d'auditabilité, de traçabilité et de transparence.

Wir raten desweiteren dazu, vor der Umsetzung des geplanten Vorgehens geeigneten Rat von fachlich qualifizierter Stelle (Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) einzuholen, um etwaige rechtliche Risiken aus DSGVO- sowie steuer- und handelsrechtlicher Sicht abzuwägen. (Mangels standesrechtlicher Befugnis und Kompetenz können wir die rechtlichen Aspekte nur laienhaft darstellen und bewerten, raten also dazu, im Fall des Falles fachlich qualifizierten und geeigneten Rat dazu einzuholen).