Rechtlicher Hinweis / Haftungsauschluss / Disclaimer:

Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie dienen lediglich zur allgemeinen Information. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.

Aus unserer Sicht als Hersteller und Anbieter der E-Mail-Archivierungslösung Benno MailArchiv stellt sich die Frage „Löschen von Mails nach Ende der GoBD-bedingten Aufbewahrungsfrist“ wie folgt dar.

Die Aufbewahrungsfrist für archivierte E-Mails ergibt sich aus den GoBD. Danach sind E-Mails (umgangssprachlich formuliert) für 10 Jahre nach Abschluss des entsprechenden Geschäftsjahres archiviert vorzuhalten.

Aus Sicht von HGB, AO und GoBD dürfen E-Mails (unserer Auffassung) nach damit nach 10-jähriger Aufbewahrungsfrist nach Geschäftsjahresschluss gelöscht werden. Eine Pflicht zum Löschen ergibt sich nach unseren Informationen daraus nicht. Ob und inwieweit die DSGVO hier zu einem Löschzwang für diese E-Mails führt, können wir nicht qualifiziert beantworten und weisen auf unseren Wiki-Artikel hin, in dem wir zur DSGVO Stellung bezogen haben: https://wiki.benno-mailarchiv.de/doku.php/e-mails_loeschen

Zur Klärung des rechtlichen Status, ob und welche Mails ggf. gelöscht werden müssen, geben wir (auf Grund der nach unserem Kenntnisstand unklaren bzw. nicht hinreichend klaren Rechtssituation) keine Auskunft und keine Empfehlung. Rechtlich dürfen Mails nach den Gegebenheiten der GoBD wie oben beschrieben offenbar gelöscht werden.

Hiermit geben wir weder eine Empfehlung ab, Mails, die im Sinne der GoBD nicht mehr archivierungspflichtig sind, zu löschen, noch dieses nicht zu tun. Die Entscheidung über das Löschen obliegt dem Betreiber der Mailarchivierung.

Technisch gesehen können die entsprechenden, nicht mehr archivierungspflichtigen E-Mails durch Anwendung entsprechender Werkzeuge aus Benno MailArchiv gelöscht werden. Siehe bspw. hier. (Bzgl. etwaiger weitergehender technischer Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Support).

Hinsichtlich der Prüfbarkeit der Mailarchivierung im Sinne der GoBD raten wir dazu, den Vorgang des Löschens in der Verfahrensdokumentation zur Mailarchivierung nachvollziehbar, klar und transparent zu dokumentieren, also dort anzugeben,

• wer (welcher Admin)
• auf wessen Veranlassung hin
• wann
• welche Mails

aus dem Archiv gelöscht hat und wie er dies technisch vollzogen hat.

Damit dürfte den Anforderungen der GoBD hinsichtlich Prüfbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz unserer Auffassung nach hinreichend Genüge getan sein.

Wir raten desweiteren dazu, vor der Umsetzung des geplanten Vorgehens geeigneten Rat von fachlich qualifizierter Stelle (Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) einzuholen, um etwaige rechtliche Risiken aus DSGVO- sowie steuer- und handelsrechtlicher Sicht abzuwägen. (Mangels standesrechtlicher Befugnis und Kompetenz können wir die rechtlichen Aspekte nur laienhaft darstellen und bewerten, raten also dazu, im Fall des Falles fachlich qualifizierten und geeigneten Rat dazu einzuholen).