Rechtlicher Hinweis / Haftungsauschluss / Disclaimer
Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie dienen lediglich zur allgemeinen Information. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.

Die Frage des Löschens von E-Mails aus dem Archiv ist nach unseren Informationen rechtlich umstritten. Aus Sicht der DSGVO ist nachvollziehbar, dass das Löschen von bestimmten Mails aus dem Archiv möglich sein muss. Aus der Sicht der GoBD sind keine Löschverpflichtungen definiert. Die Aufbewahrungsfristen der archivierten Mails sind durch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) definiert, die jedoch ebenfalls keine Aussage über Löschverpflichtungen enthalten.
Würde man einer Löschverpflichtung nach DSGVO nachkommen, würde das unweigerlich die Gesamtkonsistenz des Archivs beeinflussen, was mit der GoBD kollidiert.

Für uns als Hersteller ist die Frage des Löschens von E-Mails und damit verbundener Auswirkungen naturgemäß von sehr hohem Interesse. Aus technischer Sicht ist es für uns einfach, eine Löschfunktion in Benno MailArchiv bereitzustellen. Das Löschen wirft jedoch Fragen bzgl. rechtlicher Aspekte und Auswirkungen auf. Daher lassen wird uns hierzu immer wieder rechtlich beraten. Stand Mitte 2020 bspw. war es danach offenbar so, dass es keine rechtlich sichere Lösung bzw. rechtlich verbindliche Sichtweise für die Frage des Löschens von E-Mails aus dem Mailarchiv gibt bzw. gab. Aus rechtlicher Sicht gibt es offenbar noch keine hinreichende Klarheit bzw. Verbindlichkeit darüber, welches Recht vorrangig vor dem anderen ist, also: Steht die DSGVO bzgl. des Löschens über den GoBD oder haben die GoBD diesbzgl. Vorrang vor der DSGVO? Einerseits haben wir Kunden, die darauf pochen, dass die DSGVO unbedingt Vorrang vor den GoBD habe. Andere Kunden wiederum sehen das genau anders herum. Wir haben daraus Konsequenzen gezogen und positionieren uns wie folgt:

• Das Löschen von Mails ist Stand heute auf der Konsole des Servers durch den Administrator möglich.
• Solange es keine rechtlich verbindliche Lösung oder klare und eindeutige Rechtsauffassung zum Löschen von E-Mails gibt, werden wir das Löschen von Mails in Benno in der oben beschriebenen Form ermöglichen.
• Weder raten wir unseren Kunden dazu, Mails zu löschen (sicherer GoBD-Verstoss bzgl. Konsistenz des Archivs), noch raten wir dazu, Mails nicht zu löschen (möglicher sicherer DSGVO-Verstoss).
• Es liegt in der ausschließlichen Verantwortung des Endkunden, selbst zu entscheiden, welchen der beiden Wege er bzgl. seiner E-Mails wählt.

Im Zuge der Diskussion um das Löschen von Mails darf die Frage der Exklusion von Mails von der Archivierung nicht ausgeschlossen werden. Selbstverständlich ist es möglich, bestimmte E-Mails grundsätzlich und dauerhaft von der Archivierung auszuschließen. U.a. ist es möglich, E-Mails bestimmter Mailadressen wie bewerbungen@…, betriebsrat@… usw. von der Archivierung auszuschließen, so dass sie erst gar nicht ins Archiv kommen und sich die Frage einer etwaigen Löschung damit erst gar nicht stellt. Unbedingt zu beachten ist dabei jedoch, dass daraus eine Unvollständigkeit im Sinne der GoBD entstehen könnte. Möglicherweise könnte dies gegenüber der Finanzverwaltung als zulässiges Vorgehen argumentier- und darstellbar sein. Im Zuge der (durch die GoBD vorgeschriebenen) Verfahrensdokumentation könnte man den Sachverhalt dabei explizit dokumentieren, begründen und beschreiben und damit möglicherweise das Problempotenzial reduzieren. Unabhängig einer etwaigen Umsetzung solcher Szenarien wird am Ende der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung oder der Wirtschaftsprüfer das Resultat akzeptieren, bemängeln oder ablehnen müssen.

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Mit Hilfe des Kommandozeilen-Programms benno-archive-tool können E-Mails aus dem Index und Repository gelöscht werden.