После того, как электронные письма, подлежащие импорту, будут скопированы во входящие сообщения Benno MailArchiv, как здесь , они считываются демоном архива Benno. Это включает в себя анализ заголовков и вычисление контрольной суммы электронного письма. Затем контрольная сумма используется для определения имени файла, под которым будет сохранено электронное письмо.

Теперь электронное письмо хранится в каталоге репозитория по адресу /srv/benno/archive/boxname . В стандартной установке имя ящика всегда соответствует текущему году.

Falls es bei der Verarbeitung einer E-Mail zu einem Fehler kommt, wird dieser intern abgefangen und im Log vermerkt. Die zu importierende E-Mail in der Inbox wird unbenannnt und bekommt die Endung .err. Eine zu importierende E-Mail wird direkt nach dem Einlesen im Repository gespeichert. Daher ist eine fehlerhafte E-Mail in der Regel schon im Repository gespeichert, wenn der Fehler festgestellt wird. Aus Sicherheitsgründen kann Benno MailArchiv keine E-Mail aus dem Repository löschen, so dass die E-Mail im Fehlerfall in der Regel zweifach vorhanden ist.

Nachdem die E-Mail im Repository abgelegt wurde, wird der durchsuchbare Text aus der E-Mail und den Anhängen extrahiert. Diese Analyse wird mit Hilfe der Apache Bibliothek Tika durchgeführt. Tika bietet ausschließlich eine high-Level Schnittstelle zur Analyse von E-Mail an. Die gesamte E-Mail wird über die Schnittstelle an Tika übergeben. Tika liefert dann einen Token-Strom, der in Apache Lucene indexiert wird. Im Falle von fehlerhaften Anhängen in der E-Mail bricht Apache Tika die Text-Extraktion insgesamt  ab und gibt einen Fehler zurück. Benno MailArchiv erkennt das Problem und benennt die E-Mail in der Inbox nach .err um, so dass die E-Mail auf keinen Fall verloren geht und das Problem auffällig dokumentiert ist.

Начиная с версии 2.1.0 Benno MailArchiv, интеграция с Apache Tika стала более надежной. Теперь, прежде чем Apache Tika начнет анализ электронного письма, оно разбивается на компоненты (тело письма и отдельные вложения). Затем эти части анализируются Apache Tika по отдельности. Если обнаруживается некорректное вложение, это записывается в файл журнала, и следующее вложение индексируется. Это гарантирует, что индексируется максимально возможная часть электронного письма, что делает его доступным для поиска.

Начиная с версии Benno MailArchiv 2.1.6, ошибочные электронные письма можно повторно импортировать, просто переместив их обратно в папку «Входящие». В процессе импорта архиватор проверяет, существует ли контрольная сумма уже в репозитории. Если да, то соответствующая запись в индексе заменяется новыми импортированными данными.

Если расширение файла будет изменено на .eml, электронные письма будут импортированы повторно.