Rechtlicher Hinweis / Haftungsauschluss / Disclaimer
Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie dienen lediglich zur allgemeinen Information. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.

Die Frage des Löschens von E-Mails aus dem Archiv ist nach unseren Informationen rechtlich umstritten. Aus Sicht der DSGVO ist nachvollziehbar, dass das Löschen von bestimmten Mails aus dem Archiv möglich sein muss. Aus der Sicht der GoBD sind keine Löschverpflichtungen definiert. Die Aufbewahrungsfristen der archivierten Mails sind durch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) definiert, die jedoch ebenfalls keine Aussage über Löschverpflichtungen enthalten.
Würde man einer Löschverpflichtung nach DSGVO nachkommen, würde das unweigerlich die Gesamtkonsistenz des Archivs beeinflussen, was mit der GoBD kollidiert.

Для нас, как для производителя, вопрос удаления электронных писем и связанных с этим последствий, естественно, представляет большой интерес. С технической точки зрения, нам легко реализовать функцию удаления в Benno MailArchiv. Однако удаление поднимает вопросы, касающиеся правовых аспектов и последствий. Поэтому мы регулярно обращаемся за юридической консультацией по этому вопросу. Например, по состоянию на середину 2020 года стало ясно, что не существует юридически обоснованного решения или юридически обязательного толкования относительно удаления электронных писем из почтового архива. С юридической точки зрения, по-видимому, до сих пор нет достаточной ясности или обязательного соглашения относительно того, какой закон имеет приоритет над другим: заменяет ли GDPR GoBD (Принципы надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме и доступа к данным) в отношении удаления, или GoBD имеет приоритет над GDPR в этом отношении? С одной стороны, у нас есть клиенты, которые настаивают на том, что GDPR имеет абсолютный приоритет над GoBD. Другие клиенты, однако, видят это совершенно наоборот. На основании этого мы сделали выводы и заняли следующую позицию:

• Das Löschen von Mails ist Stand heute auf der Konsole des Servers durch den Administrator möglich.
• До тех пор, пока не будет юридически обязательного решения или четкого и недвусмысленного юридического заключения по вопросу удаления электронных писем, мы будем разрешать удаление электронных писем в Benno описанным выше способом.
• Мы не советуем нашим клиентам удалять электронные письма (что является верным нарушением GDPR в отношении целостности архива), и мы не советуем им не удалять электронные письма (что является возможным верным нарушением GDPR).
• Выбор одного из двух способов получения электронных писем является исключительной ответственностью конечного пользователя.

В обсуждении вопроса удаления электронных писем не следует упускать из виду вопрос исключения писем из архива. Безусловно, можно навсегда исключить определенные письма из архива. Например, письма с определенных адресов, таких как bewerbungen@…, betriebsrat@… и т. д., могут быть исключены из архива, что предотвратит их архивирование и, таким образом, исключит вопрос о потенциальном удалении. Однако важно отметить, что это может привести к неполноте в контексте немецких принципов надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме (GoBD). Это может быть оправдано и доказуемо налоговым органам. В рамках процедурной документации (требуемой GoBD) ситуация может быть четко задокументирована, обоснована и описана, что потенциально снизит вероятность возникновения проблем. Независимо от того, будут ли реализованы такие сценарии, налоговому инспектору или внешнему аудитору в конечном итоге придется принять, раскритиковать или отклонить результат.

Rechtlicher Hinweis / Haftungsauschluss / Disclaimer
Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie dienen lediglich zur allgemeinen Information. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.

Mit Hilfe des Kommandozeilen-Programms benno-archive-tool können E-Mails aus dem Index und Repository gelöscht werden.