Сроки хранения электронной почты определяются правовыми нормами, регулирующими архивирование электронной почты (Торговый кодекс Германии [HGB], Налоговый кодекс Германии [AO], GoBD). Электронные письма, имеющие отношение к торговому праву, должны храниться шесть лет. Электронные письма, имеющие отношение к налоговому праву, должны храниться десять лет. На практике это означает, что все заархивированные электронные письма должны храниться в архивном виде в течение десяти лет.

На сегодняшний день в Benno MailArchiv отсутствует функция «очистки» или подобная ей. Соответственно, электронные письма никогда не удаляются автоматически ни через 10 лет, ни через 20, 30 лет, ни через какое-либо другое время.

Удаление электронных писем (как и весь корневой доступ к серверу, на котором настроен Benno MailArchiv) полностью находится в компетенции администратора, выполнившего операцию. Поэтому Benno MailArchiv 2.x не предоставляет никаких настроек для определения сроков хранения и т. д.

И наоборот, используемое решение для хранения данных обеспечивает защиту от несанкционированного или нежелательного удаления.

Benno MailArchiv архивирует электронные письма по умолчанию на уровне файловой системы (или в решениях для объектного хранения, совместимых с Amazon S3). При использовании файловой системы хранения совершенно неважно, находится ли хранилище на локальных жестких дисках, NAS-серверах, SAN-системах или аналогичных. Вкратце: Benno MailArchiv архивирует на всех системах хранения, области хранения которых могут быть смонтированы через NFS или CIFS (как файловая система). Поэтому выбор решения для хранения, которое обеспечивает соблюдение сроков хранения (т.е. гарантированные периоды удаления), может быть здесь оптимальным решением.

Одним из решений для хранения данных, сертифицированных для Benno MailArchiv и предлагающих поддержку политик хранения, является, например, FAST LTA Silent Cubes ( www.fast-lta.de ). Помимо FAST-LTA, на рынке есть и другие поставщики, предлагающие решения для хранения данных с сопоставимой функциональностью политик хранения.

Пока архивирование с помощью Benno MailArchiv происходит на локальных жестких дисках сервера, защита от удаления или изменения данных обеспечивается тем, что никто, кроме пользователя root, не может изменять или удалять электронные письма.

Подробности этого вопроса также изложены в описании системы Benno MailArchiv ( https://www.benno-mailarchiv.de/systembeschreibung/ ), которое должно быть частью любой процедурной документации для архивирования электронной почты, соответствующего требованиям GoBD. (Наличие соответствующей процедурной документации является обязательным для архивирования электронной почты, соответствующего требованиям GoBD; см. GoBD, 10.1 Процедурная документация, разделы 151-153. Сертификаты продуктов решений для архивирования электронной почты в этом контексте юридически недействительны (см. GoBD, 12. Сертификация и аттестация программного обеспечения, разделы 179 и 181) и не заменяют соответствующую процедурную документацию, даже если она существует.)

Вопрос об удалении электронных писем, которые больше не подлежат архивированию после истечения срока хранения, может быть решен как технически, так и организационно. В «Принципах надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме и для доступа к данным» не указано, что электронные письма должны быть удалены после истечения срока хранения, и не говорится о том, должно ли это происходить автоматически.

Электронные письма, для которых больше не действуют требования по хранению, можно легко и быстро удалить из системы, ящиков

Данная информация не является юридической консультацией. Она носит исключительно общий характер. Мы не несем ответственности за точность или полноту предоставленной информации. Вся ответственность исключается.