Архив писем Бенно (Benno Mail Archive Wiki)

Юридическое уведомление / Отказ от ответственности:

Данная информация не является юридической консультацией. Она предназначена только для общего ознакомления. Мы не несем ответственности за точность или полноту предоставленной информации. Вся ответственность исключается.

С нашей точки зрения как производителя и поставщика решения для архивирования электронной почты Benno MailArchiv, вопрос об « удалении электронных писем после окончания срока хранения, установленного GoBD » сводится к следующему.

Срок хранения архивированных электронных писем установлен в «Правилах надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме и доступа к данным» (GoBD). Согласно этим принципам, электронные письма должны архивироваться в течение 10 лет после окончания соответствующего финансового года.

С точки зрения Торгового кодекса Германии (HGB), Налогового кодекса Германии (AO) и Принципов надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме и доступа к данным (GoBD), электронные письма (по нашему мнению) могут быть удалены по истечении 10-летнего срока хранения после окончания финансового года. Согласно имеющейся у нас информации, это не создает обязательства по их удалению. Мы не можем дать однозначного ответа на вопрос о том, приводит ли GDPR и в какой степени к обязательному удалению этих писем, и отсылаем вас к нашей статье в вики, где мы рассматриваем GDPR: https://wiki.benno-mailarchiv.de/doku.php/e-mails_loeschen

Для уточнения правового статуса вопроса о том, следует ли удалять электронные письма и какие именно , мы не можем предоставить никакой информации или рекомендаций (в связи с неясной или недостаточно ясной правовой ситуацией, насколько нам известно). С юридической точки зрения, электронные письма, по-видимому, могут быть удалены в соответствии с правилами GoBD, описанными выше.

Мы не больше подлежат обязательному архивированию в соответствии с немецкими принципами надлежащего бухгалтерского учета (GoBD) . Решение об удалении электронных писем принимает оператор службы архивирования электронной почты.

С технической точки зрения, электронные письма, которые больше не подлежат архивированию, можно удалить из Benno MailArchiv с помощью соответствующих инструментов. См., например, здесь . (По любым дополнительным техническим вопросам обращайтесь в нашу службу поддержки.)

Что касается возможности аудита архивирования электронной почты в соответствии с «Правилами надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме и для доступа к данным», мы рекомендуем документировать процесс удаления в процедурной документации по архивированию электронной почты в понятной, ясной и прозрачной форме , то есть указать его там.

• кто (какой администратор)
• по чьему подстрекательству
• Когда
• какие электронные письма

удалено из архива и как он технически этого добился.

По нашему мнению, этого должно быть в достаточной мере достаточно для удовлетворения требований GoBD в отношении проверяемости, отслеживаемости и прозрачности.

Мы также рекомендуем вам перед началом планируемой процедуры, чтобы оценить любые потенциальные юридические риски с точки зрения GDPR, налогового и коммерческого права. (Ввиду отсутствия профессиональных полномочий и компетенции мы можем лишь изложить и оценить юридические аспекты простым языком; поэтому мы рекомендуем при необходимости обратиться за квалифицированной и соответствующей профессиональной консультацией.)