Юридическое уведомление / Отказ от ответственности:
Данная информация не является юридической консультацией. Она предназначена только для общего ознакомления. Мы не несем ответственности за точность или полноту предоставленной информации. Вся ответственность исключается.

По имеющейся у нас информации, вопрос об удалении электронных писем из архива является юридически спорным. С точки зрения GDPR, понятно, что удаление определенных писем из архива должно быть возможным. Однако, согласно немецким Принципам надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме (GoBD), обязательства по удалению не определены. Сроки хранения архивных писем определены Германским торговым кодексом (HGB) и Германским налоговым кодексом (AO), которые, однако, также не содержат положений, касающихся обязательств по удалению.
Соблюдение обязательства по удалению в соответствии с GDPR неизбежно повлияет на общую целостность архива, что противоречит GoBD.

Для нас, как для производителя, вопрос удаления электронных писем и связанных с этим последствий, естественно, представляет большой интерес. С технической точки зрения, нам легко реализовать функцию удаления в Benno MailArchiv. Однако удаление поднимает вопросы, касающиеся правовых аспектов и последствий. Поэтому мы регулярно обращаемся за юридической консультацией по этому вопросу. Например, по состоянию на середину 2020 года стало ясно, что не существует юридически обоснованного решения или юридически обязательного толкования относительно удаления электронных писем из почтового архива. С юридической точки зрения, по-видимому, до сих пор нет достаточной ясности или обязательного соглашения относительно того, какой закон имеет приоритет над другим: заменяет ли GDPR GoBD (Принципы надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме и доступа к данным) в отношении удаления, или GoBD имеет приоритет над GDPR в этом отношении? С одной стороны, у нас есть клиенты, которые настаивают на том, что GDPR имеет абсолютный приоритет над GoBD. Другие клиенты, однако, видят это совершенно наоборот. На основании этого мы сделали выводы и заняли следующую позицию:

• С сегодняшнего дня администратор может удалять электронные письма через консоль сервера .
• До тех пор, пока не будет юридически обязательного решения или четкого и недвусмысленного юридического заключения по вопросу удаления электронных писем, мы будем разрешать удаление электронных писем в Benno описанным выше способом.
• Мы не советуем нашим клиентам удалять электронные письма (что является верным нарушением GDPR в отношении целостности архива), и мы не советуем им не удалять электронные письма (что является возможным верным нарушением GDPR).
• Выбор одного из двух способов получения электронных писем является исключительной ответственностью конечного пользователя.

В обсуждении вопроса удаления электронных писем не следует упускать из виду вопрос исключения писем из архива. Безусловно, можно навсегда исключить определенные письма из архива. Например, письма с определенных адресов, таких как bewerbungen@…, betriebsrat@… и т. д., могут быть исключены из архива, что предотвратит их архивирование и, таким образом, исключит вопрос о потенциальном удалении. Однако важно отметить, что это может привести к неполноте в контексте немецких принципов надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме (GoBD). Это может быть оправдано и доказуемо налоговым органам. В рамках процедурной документации (требуемой GoBD) ситуация может быть четко задокументирована, обоснована и описана, что потенциально снизит вероятность возникновения проблем. Независимо от того, будут ли реализованы такие сценарии, налоговому инспектору или внешнему аудитору в конечном итоге придется принять, раскритиковать или отклонить результат.

Юридическое уведомление / Отказ от ответственности:
Данная информация не является юридической консультацией. Она предназначена только для общего ознакомления. Мы не несем ответственности за точность или полноту предоставленной информации. Вся ответственность исключается.

Для удаления электронных писем из индекса и репозитория можно использовать программу командной строки benno-archive-tool