Сроки хранения электронной почты определяются правовыми нормами, регулирующими архивирование электронной почты (Торговый кодекс Германии [HGB], Налоговый кодекс Германии [AO], GoBD). Электронные письма, имеющие отношение к торговому праву, должны храниться шесть лет. Электронные письма, имеющие отношение к налоговому праву, должны храниться десять лет. На практике это означает, что все заархивированные электронные письма должны храниться в архивном виде в течение десяти лет.

На сегодняшний день в Benno MailArchiv отсутствует функция «очистки» или подобная ей. Соответственно, электронные письма никогда не удаляются автоматически ни через 10 лет, ни через 20, 30 лет, ни через какое-либо другое время.

Das Löschen von E-Mails liegt (wie der gesamte root-Zugriff auf den Server auf dem Benno MailArchiv eingerichtet ist) komplett in der Verantwortung des ausführenden Administrators. Insofern gibt es innerhalb von Benno MailArchiv keine Konfigurationseinstellungen, in der Retentionzeiten usw. eingestellt werden können.

И наоборот, используемое решение для хранения данных обеспечивает защиту от несанкционированного или нежелательного удаления.

Benno MailArchiv archiviert E-Mails standardmäßig auf Dateisystemebene. Dabei ist es völlig unerheblich, ob es sich um lokale Festplatten, NAS-Storage, SAN o.ä. handelt. Kurz gesagt: Benno MailArchiv archiviert auf allen Storagesystemen, deren Speicherbereiche per NFS oder CIFS (als Dateisystem) eingebunden werden können. Dementsprechend kann die Auswahl einer Storagelösung, die Retentionzeiten (also garantierte Löschfristen) durchsetzt, hier eine Lösung sein.

Одним из решений для хранения данных, сертифицированных для Benno MailArchiv и предлагающих поддержку политик хранения, является, например, FAST LTA Silent Cubes ( www.fast-lta.de ). Помимо FAST-LTA, на рынке есть и другие поставщики, предлагающие решения для хранения данных с сопоставимой функциональностью политик хранения.

Пока архивирование с помощью Benno MailArchiv происходит на локальных жестких дисках сервера, защита от удаления или изменения данных обеспечивается тем, что никто, кроме пользователя root, не может изменять или удалять электронные письма.

Die Einzelheiten zu diesem Sachverhalt sind auch in der Benno MailArchiv Systembeschreibung (http://www.benno-mailarchiv.de/wp-content/uploads/2015/11/Benno-MailArchiv-Systembeschreibung-v2.1.pdf) erklärt, die Bestandteil jeder Verfahrensdokumentation zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung sein sollte. (Eine geeignete Verfahrensdokumentation muss für die GoBD-konforme Archivierung von E-Mails zwingend erstellt werden, vgl. GoBD, 10.1 Verfahrensdokumentation, Ziff. 151-153. Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen sind in diesem Zusammenhang rechtsunwirksam (vgl. GoBD, 12. Zertifizierung und Software-Testate, Ziff. 179 und 181) und ersetzen bei etwaigem Vorhandensein nicht eine geeignete Verfahrensdokumentation.).

Вопрос об удалении электронных писем, которые больше не подлежат архивированию после истечения срока хранения, может быть решен как технически, так и организационно. В «Принципах надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме и для доступа к данным» не указано, что электронные письма должны быть удалены после истечения срока хранения, и не говорится о том, должно ли это происходить автоматически.

Электронные письма, для которых больше не действуют требования по хранению, можно легко и быстро удалить из системы, ящиков

Данная информация не является юридической консультацией. Она носит исключительно общий характер. Мы не несем ответственности за точность или полноту предоставленной информации. Вся ответственность исключается.