Сроки хранения электронной почты определяются правовыми нормами, регулирующими архивирование электронной почты (Торговый кодекс Германии [HGB], Налоговый кодекс Германии [AO], GoBD). Электронные письма, имеющие отношение к торговому праву, должны храниться шесть лет. Электронные письма, имеющие отношение к налоговому праву, должны храниться десять лет. На практике это означает, что все заархивированные электронные письма должны храниться в архивном виде в течение десяти лет.

На сегодняшний день в Benno MailArchiv отсутствует функция «очистки» или подобная ей. Соответственно, электронные письма никогда не удаляются автоматически ни через 10 лет, ни через 20, 30 лет, ни через какое-либо другое время.

Удаление электронных писем (как и весь корневой доступ к серверу, на котором настроен Benno MailArchiv) полностью находится в компетенции администратора, выполнившего операцию. Поэтому Benno MailArchiv 2.x не предоставляет никаких настроек для определения сроков хранения и т. д.

И наоборот, используемое решение для хранения данных обеспечивает защиту от несанкционированного или нежелательного удаления.

Benno MailArchiv архивирует электронные письма по умолчанию на уровне файловой системы (или в решениях для объектного хранения, совместимых с Amazon S3). При использовании файловой системы хранения совершенно неважно, находится ли хранилище на локальных жестких дисках, NAS-серверах, SAN-системах или аналогичных. Вкратце: Benno MailArchiv архивирует на всех системах хранения, области хранения которых могут быть смонтированы через NFS или CIFS (как файловая система). Поэтому выбор решения для хранения, которое обеспечивает соблюдение сроков хранения (т.е. гарантированные периоды удаления), может быть здесь оптимальным решением.

Eine für Benno MailArchiv zertifizierte Speicherlösung, die Retention Policies anbietet und unterstützt, ist beispielsweise FAST LTA Silent Cubes (www.fast-lta.de). Neben FAST-LTA bieten weitere Anbieter auf dem Markt Storagelösungen an, die hinsichtlich Retention Policies über vergleichbare Funktionalität wie FAST LTA verfügen.

Пока архивирование с помощью Benno MailArchiv происходит на локальных жестких дисках сервера, защита от удаления или изменения данных обеспечивается тем, что никто, кроме пользователя root, не может изменять или удалять электронные письма.

Die Einzelheiten zu diesem Sachverhalt sind auch in der Benno MailArchiv Systembeschreibung (https://www.benno-mailarchiv.de/systembeschreibung/) erklärt, die Bestandteil jeder Verfahrensdokumentation zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung sein sollte. (Eine geeignete Verfahrensdokumentation muss für die GoBD-konforme Archivierung von E-Mails zwingend erstellt werden, vgl. GoBD, 10.1 Verfahrensdokumentation, Ziff. 151-153. Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen sind in diesem Zusammenhang rechtsunwirksam (vgl. GoBD, 12. Zertifizierung und Software-Testate, Ziff. 179 und 181) und ersetzen bei etwaigem Vorhandensein nicht eine geeignete Verfahrensdokumentation.).

Вопрос об удалении электронных писем, которые больше не подлежат архивированию после истечения срока хранения, может быть решен как технически, так и организационно. В «Принципах надлежащего хранения и использования книг, записей и документов в электронной форме и для доступа к данным» не указано, что электронные письма должны быть удалены после истечения срока хранения, и не говорится о том, должно ли это происходить автоматически.

Nicht weiter aufbewahrungspflichtige E-Mails können anhand der Container- und Boxen-Struktur der Archivablage in Benno MailArchiv einfach und übersichtlich aus dem System entfernt werden.

Данная информация не является юридической консультацией. Она носит исключительно общий характер. Мы не несем ответственности за точность или полноту предоставленной информации. Вся ответственность исключается.