Gilt für: Benno MailArchiv Selfhosting (SBE/SE/EE) · Stand: 14.08.2026 · Rechtslage geprüft zum 14.08.2026 Nicht für Benno Cloud Enterprise und nicht für die Hosting Edition — dort ist ein anderer Betreiber im Spiel.

1. Zeitraum festlegen. Die Frist rechnet nach Kalenderjahren, nicht taggenau: Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die E-Mail entstanden, eingegangen oder abgesandt ist. Eine Mail aus dem März 2015 wird also erst mit dem 31.12.2025 zehn Jahre alt.
2. Prüfen lassen, ob etwas dagegen spricht. Läuft eine Betriebsprüfung, ein offenes Steuer- oder Einspruchsverfahren oder ein Rechtsstreit für diesen Zeitraum? Falls ja: vor dem Löschen mit dem Steuerberater abklären.
3. Optional: befristete Sicherung anlegen. Für den Fall, dass sich nachträglich doch ein Aufbewahrungsgrund zeigt. Wichtig: nur für diesen Zweck, mit festem Löschdatum, danach wirklich löschen. Eine unbefristete Parallelsicherung hebt die Löschung praktisch auf und ist datenschutzrechtlich rechtfertigungsbedürftig.
4. Löschen — E-Mail und Journaleintrag gemeinsam. Benno MailArchiv hat derzeit keine automatische Löschfunktion; die Löschung führen Sie selbst durch.
5. Protokollieren. Was wurde gelöscht, wann, von wem, mit welcher Begründung. Das Löschprotokoll gehört in Ihre Verfahrensdokumentation. Sinnvoll ist außerdem, Löschung und Freigabe nicht in eine Hand zu legen.
6. Steuerberater einbinden. Am Ende ist das eine steuerlich zu bewertende Entscheidung, keine rein technische.

Weil nicht jede E-Mail gleich lang aufbewahrt werden muss — und weil zu langes Aufbewahren ebenfalls ein Risiko ist:

• Reine Geschäftskorrespondenz: sechs Jahre.
• Rechnungen, Gutschriften und andere Buchungsbelege: acht Jahre.
• Zehn Jahre nur in Sonderfällen — vor allem bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten (siehe unten), oder wenn die E-Mail selbst Teil der Bücher und Aufzeichnungen ist.

Welche Kategorie eine einzelne E-Mail trifft, lässt sich im Nachhinein kaum zuverlässig bestimmen — Benno MailArchiv kann das nicht automatisch entscheiden, und kein anderes Archivsystem kann es. Deshalb ist die einheitliche Orientierung an 10 Jahren der praktikable Weg: Sie erreicht alle einschlägigen Fristen.

Die Gegenrichtung gilt aber genauso: Für E-Mails, bei denen ein Steuerbezug ausgeschlossen ist, begründet eine pauschal verlängerte Aufbewahrung datenschutzrechtliche Risiken. Die konservative Orientierung an einer langen Frist trägt nur dort, wo sich die steuerliche Relevanz nicht ausschließen lässt.

Dieser Teil ist für die Steuerberatung oder den Rechtsanwalt gedacht, die die Entscheidung im Einzelfall bewerten. Für die praktische Umsetzung brauchen Sie ihn nicht.

Eine automatische inhaltliche Klassifizierung einzelner E-Mails in diese Kategorien ist technisch praktisch nicht leistbar. Die längste für E-Mails regelmäßig einschlägige Frist ist die Acht-Jahres-Frist für Buchungsbelege; zehn Jahre kommen nur im Sonderfall des Finanzsektors oder dann in Betracht, wenn die E-Mail selbst eine Aufzeichnung nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ist. Wer sich einheitlich an einer längeren Frist orientiert, liegt damit auf der sicheren Seite — das ist aber eine bewusst zu dokumentierende Entscheidung des Steuerpflichtigen, keine Standardannahme, und sie ist gegen die datenschutzrechtliche Löschpflicht abzuwägen (siehe Abschnitt 4).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die E-Mail entstanden, zugegangen oder abgesandt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). „Älter als 10 Jahre„ ist also kalenderjahresbezogen zu berechnen, nicht taggenau.

Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Praktisch relevant sind vor allem: laufende Außenprüfung und offenes Einspruchs- oder Klageverfahren (Ablaufhemmung nach § 171 AO, insbesondere Abs. 3a und Abs. 4) sowie verspätet abgegebene Steuererklärung (Anlaufhemmung nach § 170 Abs. 2 AO).

Nicht verlängernd wirkt dagegen die zehnjährige Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung: § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nimmt § 169 Abs. 2 Satz 2 AO ausdrücklich aus.

Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, ist sie Rechtsgrundlage für die Speicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und sperrt die Löschpflicht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Nach Fristablauf greift grundsätzlich die Löschpflicht aus Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 DSGVO, sofern kein anderer Aufbewahrungsgrund (z. B. laufender Rechtsstreit) mehr besteht. Löschen ist nach Fristablauf also nicht nur erlaubt, sondern datenschutzrechtlich regelmäßig geboten.

Wird bei Benno MailArchiv eine E-Mail entfernt, ohne den zugehörigen Journaleintrag zu entfernen, wird das bei der Prüfung dieses Eintrags als Inkonsistenz erkennbar. Eine Löschung ist deshalb immer konsistent durchzuführen — E-Mail und zugehöriger Journaleintrag gemeinsam.

Unabhängig davon ist die Löschung organisatorisch zu dokumentieren: Die GoBD verlangen ausdrücklich, dass Änderungen und Löschungen protokolliert werden (GoBD Rz. 58 f.), und die Kontrollen dazu — einschließlich Funktionstrennung — sind einzurichten, auszuüben und zu protokollieren (GoBD Rz. 100). Das Löschprotokoll ist Bestandteil Ihrer Verfahrensdokumentation und dort zu beschreiben (GoBD Rz. 152, 153).

Diese Angaben sind allgemeine Informationen, keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Die Einordnung konkreter E-Mails und die Entscheidung über Fristen und Fristverlängerungen sind Einzelfallbewertungen, die beim Kunden bzw. dessen Steuerberatung liegen; die steuerrechtliche Verantwortung liegt nach GoBD Rz. 21 allein beim Steuerpflichtigen, und eine Beratungsleistung schuldet LWsystems nach AGB Softwareüberlassung Ziff. 2 b) nicht. Technische Unterstützung bei der Umsetzung — etwa bei der konsistenten Entfernung einschließlich Journaleintrag — kann im Rahmen einer gesondert zu vereinbarenden, kostenpflichtigen Dienstleistung erfolgen. Die rechtliche und steuerliche Bewertung bleibt in jedem Fall beim Steuerberater bzw. Anwalt des Kunden.