Die Aufbewahrungsfristen von E-Mails werden durch die der Mailarchivierung zugrundeliegenden Rechtsvorschriften definiert (HGB, AO, GobD). Handelsrechtlich relevante Mails müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Steuerrechtlich relevante Mails müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Faktisch bedeutet das, dass alle archivierten Mails damit 10 Jahre in archivierter Form vorgehalten werden müssen.

As of today, Benno MailArchiv does not have a "cleanup" function or similar. Accordingly, emails are never automatically deleted, neither after 10 years, nor after 20, 30 years, or whatever.

Das Löschen von E-Mails liegt (wie der gesamte root-Zugriff auf den Server auf dem Benno MailArchiv eingerichtet ist) komplett in der Verantwortung des ausführenden Administrators. Insofern gibt es innerhalb von Benno MailArchiv keine Konfigurationseinstellungen, in der Retentionzeiten usw. eingestellt werden können.

Conversely, the storage solution used provides protection against unauthorized or unwanted deletion.

Benno MailArchiv archiviert E-Mails standardmäßig auf Dateisystemebene. Dabei ist es völlig unerheblich, ob es sich um lokale Festplatten, NAS-Storage, SAN o.ä. handelt. Kurz gesagt: Benno MailArchiv archiviert auf allen Storagesystemen, deren Speicherbereiche per NFS oder CIFS (als Dateisystem) eingebunden werden können. Dementsprechend kann die Auswahl einer Storagelösung, die Retentionzeiten (also garantierte Löschfristen) durchsetzt, hier eine Lösung sein.

Eine für Benno MailArchiv zertifizierte Speicherlösung, die Retention Policies anbietet und unterstützt, ist beispielsweise FAST LTA Silent Cubes (www.fast-lta.de). Neben FAST-LTA bieten weitere Anbieter auf dem Markt Storagelösungen an, die hinsichtlich Retention Policies über vergleichbare Funktionalität wie FAST LTA verfügen.

As long as archiving by Benno MailArchiv takes place on local hard drives of the server, protection against deletion or manipulation is ensured insofar as no one except the root user can manipulate or delete the emails.

Die Einzelheiten zu diesem Sachverhalt sind auch in der Benno MailArchiv Systembeschreibung (http://www.benno-mailarchiv.de/wp-content/uploads/2015/11/Benno-MailArchiv-Systembeschreibung-v2.1.pdf) erklärt, die Bestandteil jeder Verfahrensdokumentation zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung sein sollte. (Eine geeignete Verfahrensdokumentation muss für die GoBD-konforme Archivierung von E-Mails zwingend erstellt werden, vgl. GoBD, 10.1 Verfahrensdokumentation, Ziff. 151-153. Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen sind in diesem Zusammenhang rechtsunwirksam (vgl. GoBD, 12. Zertifizierung und Software-Testate, Ziff. 179 und 181) und ersetzen bei etwaigem Vorhandensein nicht eine geeignete Verfahrensdokumentation.).

The question of deleting emails no longer subject to archiving requirements after the retention period has expired can be addressed both technically and organizationally. The GoBD (Principles for the Proper Keeping and Use of Books, Records and Documents in Electronic Form and for Data Access) neither stipulates that emails must be deleted after the retention period has expired, nor whether or not this must happen automatically.

Nicht weiter aufbewahrungspflichtige E-Mails können anhand der Container- und Boxen-Struktur der Archivablage in Benno MailArchiv einfach und übersichtlich aus dem System entfernt werden.

These considerations do not constitute legal advice. They serve only as general information. We assume no liability for the accuracy or completeness of the information provided. All liability is excluded.