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-====== Rechtliche_Aspekte ======
+====== Rechtliche Aspekte der E-Mail-Archivierung ======
+//Stand dieser Information: November 2017//
-====== Rechtliche Aspekte der E-Mail-Archivierung nach deutschem Recht ======
+Die rechtssichere bzw. gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails nach deutschem Recht bedeutet gemäß den zugrunde liegenden geltenden Vorschriften und Anordnungen (insbes. GoBD, AO und HGB), dass der Betreiber der E-Mail-Archivierung (respektive der Steuerpflichtige) alle handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails archivieren muss.
-//Stand dieser Information: November 2012//
+Zum 01.01.2017 endeten die Übergangsfristen für die Gültigkeit der GoBD. E-Mail-Archivierung ist seit dem für jedes Unternehmen verpflichtend. Steuerrelevante elektronische Dokumente müssen seit dem Stichtag rechtssicher archiviert werden.
-Die gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails nach deutschem Recht bedeutet gemäß den zugrunde liegenden Vorschriften und Anordnungen (insbes. GoB, GoBS, AO, HGB und GDPdU), dass der Betreiber der E-Mail-Archivierung (respektive der Steuerpflichtige ) alle handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails archivieren muss.
+Im Folgenden beschreiben wir die näheren und zu beachtenden Einzelheiten.
+==== Ordnungsmäßigkeit ====
-**Ordnungsmäßigkeit**
+Die seitens des Gesetzgebers formulierten rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails sind technikneutral abgefasst.
-Seitens des Gesetzgebers wurden die folgenden Anforderungen bzgl. der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens E-Mail-Archivierung formuliert:
+Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung bedeutet, dass die eingesetzte Kombination aus Hardware, Software und Organisation die Vollständigkeit, Integrität sowie die Wiederauffindbarkeit von steuerrelevanten E-Mails sicherstellen muss.
+Der Gesetzgeber hat verschiedene Anforderungen bzgl. der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens einer gesetzeskonformen und damit rechtssicheren Archivierung von E-Mails definiert.
-  * Vollständigkeit (vollständige Übergabe an das Archivsystem)
+Folgende Anforderungen sind maßgeblich:
-  * Richtigkeit (Übereinstimmung mit dem Original, keine Manipulationen am Dokumenteninhalt)
-  * Zeitgerechtheit (zeitnahe Erfassung)
-  * Ordnung (ausreichende Indexstrukturen)
-  * Nachvollziehbarkeit (Protokollierungsfunktionen, Verfahrensdokumentation)
-  * Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit)
-Eine gesetzeskonforme Archivierung der handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails nach deutschem Recht setzt damit die Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Vorschriften (insbes. GoB, GoBS, AO, HGB und GDPdU) sowie die Berücksichtigung der vorgenannten Ordnungsmäßigkeitskriterien voraus.
+  * Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 238 I 2 HGB)
+  * Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
+  * Konkret:
+  * Vollständigkeit (vollständige Übergabe an das Archivsystem) (§ 239 II HGB)
+  * Richtigkeit (Übereinstimmung mit dem Original, keine Manipulationen am Dokumenteninhalt) (§ 239 II HGB)
+  * Zeitgerechtheit (zeitnahe Erfassung) (§239 II HGB)
+  * Ordnung (ausreichende Indexstrukturen) (§239 II HGB)
+  * Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit) (§ 239 III HGB)
+  * Nachvollziehbarkeit (Protokollierungsfunktionen, Verfahrensdokumentation) (§ 238 I 2 HGB)
+  * keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit
+Eine gesetzeskonforme Archivierung der handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails nach deutschem Recht setzt damit die Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Vorschriften (insbes. GoBD, GDPdU, GoBS, AO und HGB) unter der Berücksichtigung der vorgenannten Ordnungsmäßigkeitskriterien voraus.
-**Auswirkungen auf die Archivierung**
+==== Auswirkungen auf die Archivierung ====
-Die Vollständigkeit der E-Mail-Archivierung bedeutet, dass alle handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails archiviert werden müssen. Praktisch ist es dabei nicht möglich, Entscheidungen über die Archivierungspflicht jeder einzelnen E-Mail auf Basis von automatischen Entscheidungsregeln zu fällen. Eine automatische bzw. systemgetriebene Archivierung der E-Mails ist daher faktisch unumgänglich. Manuelle bzw. anwendergetriebene Entscheidungen über die Archivierung von E-Mails verbieten sich aus Aufwandsgründen ebenso. Desweiteren ist die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung im Hinblick auf die Merkmale der Zeitgerechtheit sowie der Vollständigkeit bei manuellen Entscheidungsprozessen nicht zu gewährleisten. Um eine ordnungsmäßige E-Mail-Archivierung gemäß den vorgenannten Anforderungen herzustellen, ist die zeitnahe Archivierung der E-Mails sicherzustellen. Eine automatische bzw. systemgetriebene Archivierung der E-Mails ist somit obligatorisch. Wir raten daher dazu, alle E-Mails des Unternehmens automatisch und vollumfassend zu archivieren. Dies betrifft alle ein- ausgehenden sowie internen E-Mails.
+Die Vollständigkeit der E-Mail-Archivierung bedeutet, dass alle handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails archiviert werden müssen.
+Praktisch ist es dabei nicht möglich, Entscheidungen über die ggf. gesetzlich verpflichtende Archivierungspflicht jeder einzelnen E-Mail auf Basis von automatischen Entscheidungsregeln zu fällen. Eine automatische bzw. systemgetriebene Archivierung aller E-Mails ist daher faktisch unumgänglich. Manuelle bzw. anwendergetriebene Entscheidungen über die Archivierung von E-Mails sind fehleranfällig und verbieten sich zudem aus Aufwandsgründen ebenso, wie aus Gründen der Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitskriterien.
-**Rechtliche Auswirkungen**
+Desweiteren ist die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung im Hinblick auf die Merkmale der Zeitgerechtheit sowie der Vollständigkeit bei manuellen Entscheidungsprozessen dem Grunde nach nicht zu gewährleisten.
+Um also eine ordnungsmäßige E-Mail-Archivierung gemäß den vorgenannten Anforderungen herzustellen, ist die zeitnahe Archivierung der E-Mails sicherzustellen. Eine automatische bzw. systemgetriebene Archivierung aller E-Mails ist somit obligatorisch. Wir raten daher dazu, alle E-Mails des Unternehmens automatisch und vollumfassend zu archivieren. Dies betrifft alle ein- und ausgehenden sowie interne E-Mails.
+==== Rechtliche Auswirkungen ====
-Die vollumfassende Archivierung der E-Mails im Unternehmen kann rechtliche Implikationen aufweisen. Insbes. ist dies der Fall, wenn die private E-Mail-Nutzung zwischen dem Unternehmen als Arbeitgeber und den Angestellten bzw. Arbeitnehmern nicht geregelt ist, also bspw. eine stillschweigende Duldung der privaten Internetnutzung (insbes. E-Mail) vorliegt. Um möglichen rechtlichen Fallstricken vorzubeugen, sollten Regelungen zur privaten E-Mail- und Internet-Nutzung getroffen werden. Darüber hinaus empfehlen wir, Regelungen bzgl. unaufgefordert zugesandter E-Mails mit personenbezogenen oder anderweitig datenschutzrechtlich relevanten Daten (bspw. Initiativ-Bewerbungen), zu schaffen, um einschlägigen Anforderungen des Bundes- bzw. der Landesdatenschutzgesetze zu genügen.
+Die vollumfassende Archivierung der E-Mails im Unternehmen kann rechtliche Probleme aufweisen. Insbes. ist dies der Fall, wenn die private E-Mail-Nutzung zwischen dem Unternehmen als Arbeitgeber und den Mitarbeitern erlaubt oder nicht geregelt ist, also bspw. eine stillschweigende Duldung der privaten Internetnutzung (insbes. E-Mail) vorliegt. Um möglichen rechtlichen Fallstricken vorzubeugen, sollten Regelungen zur privaten E-Mail- und Internet-Nutzung getroffen werden. Darüber hinaus empfehlen wir, Regelungen bzgl. unaufgefordert zugesandter E-Mails mit personenbezogenen oder anderweitig datenschutzrechtlich relevanten Daten (bspw. Initiativbewerbungen), zu schaffen, um einschlägigen Anforderungen des Bundes- bzw. der Landesdatenschutzgesetze und zukünftig der EU-DSGVO zu genügen.
 Etwaige diesbzgl. Details sollten mit einem geeignetem Rechtsbeistand abgestimmt werden.
+==== Auswirkungen auf Produkte ====
-**Auswirkungen auf Produkte**
+Gemäß GoBD muss die Ablage der E-Mails im Ursprungsformat erfolgen.
-Stand der Ausarbeitung dieser Dokumentation (siehe oben) gibt es in Deutschland keine rechtsgültigen oder rechtswirksamen Produktzertifizierungen für E-Mail-Archivierungssysteme. Um eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung aller handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails im Sinne von HGB, AO, GoB, GoBS, GdPDU zu implementieren, ist es im Sinne des Ordnungsmäßigkeitskriteriums der Nachvollzierbarkeit erforderlich, neben der fachgerechten technischen Einrichtung eine geeignete Verfahrensdokumentation bzgl. Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens "E-Mail-Archivierung" zu erstellen. Die Dokumentation beschreibt insbes. die Schnittstellen zwischen Benno MailArchiv und den umgebenden Systemen, den Fluß der E-Mails in das Archiv usw. und beschreibt abgestimmte Kontroll- und Wartungsverfahren.
+Stand der Ausarbeitung dieser Dokumentation gibt es in Deutschland keine rechtsgültigen oder rechtswirksamen Produktzertifizierungen für E-Mail-Archivierungssysteme. Um eine gesetzeskonforme bzw. rechtssichere  E-Mail-Archivierung aller handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails im Sinne von HGB, AO, GoBD zu implementieren, ist es im Sinne des Ordnungsmäßigkeitskriteriums der Nachvollzierbarkeit erforderlich, neben der fachgerechten technischen Einrichtung eine geeignete Verfahrensdokumentation bzgl. Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens "E-Mail-Archivierung" zu erstellen. Die Dokumentation beschreibt insbes. die Schnittstellen zwischen Benno MailArchiv und den umgebenden Systemen, den Fluss der E-Mails in das Archiv usw. und beschreibt abgestimmte Kontroll- und Wartungsverfahren.
+==== Verfahrensdokumentation ====
-**Verfahrensdokumentation**
+Der Gesetzgeber erwartet, dass die Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände der implementierten E-Mail-Archivierung von einem sachverständigen Dritten, so auch der Finanzverwaltung, hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sind. (Dies bezieht sich sowohl auf die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle als auch auf die Prüfbarkeit des Systems und der darin ablaufenden Prozesse).
-Die Erstellung der Betriebs- und Verfahrensdokumentation sollte sich neben den gesetzlichen Vorschriften an den einschlägigen Standards und Maßstäben der Wirtschaftsprüfung orientieren (z.B.: RS FAIT 1, ERS FAIT2, IDW PS 330 und IDW PH 9.330.1). Wir raten ferner dazu, die VOI-Prüfkriterien für Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Lösungen bei der Erstellung der Dokumentation zu berücksichtigen.
+Die Prüfbarkeit der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen setzt das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation **zwingend** voraus. Die Finanzverwaltung versteht unter der Verfahrensbeschreibung eine Beschreibung des organisatorischen und technischen Verfahrens bzgl. der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen.
-Die Firma Zöller & Partner GmbH schreibt in ihrer "GoBS-Checkliste Verfahrensdokumentation" folgendes (teilweise gekürzt und sinngemäß an das Thema E-Mail-Archivierung angepasst):
+Die Erstellung der Betriebs- und Verfahrensdokumentation sollte sich neben den gesetzlichen Vorschriften an den einschlägigen Standards und Maßstäben der Wirtschaftsprüfung orientieren (z.B.: RS FAIT 1, ERS FAIT2, IDW PS 330 und IDW PH 9.330.1). Wir raten ferner dazu, die VOI-Prüfkriterien für Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Lösungen bei der Erstellung der Dokumentation zu berücksichtigen.
 Eine Verfahrensdokumentation zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indexierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.
+==== Rechtliche Grundlagen der Verfahrensdokumentation ====
-**Rechtliche Grundlagen der Verfahrensdokumentation**
+Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich vor allem aus den GoBD, aber auch aus dem HGB, in dem Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind.
-Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich aus dem HGB, in dem Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind. Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS, 7.11.95).
+Zielsetzung einer jeden Verfahrensdokumentation ist also der Nachweis der Erfüllung der in der GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze.
-Zielsetzung einer jeden Verfahrensdokumentation ist der Nachweis der Erfüllung der in der GoBS definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze. Die implementierte E-Mail-Archivierung muss - wie bspw. eine IT-gestützte Buchführung - von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Dies bezieht sich sowohl auf die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle als auch auf die Prüfbarkeit des Systems und der darin ablaufenden Prozesse. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, die die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile enthalten muss. Darüber hinaus muss sich aus der Dokumentation ergeben, dass das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgeführt worden ist (Stichwort Programmidentität).
+Der Branchenverband BITKOM fasst den Sachverhalt in seinem Paper „//E-mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis//“ präzise und wie folgt zusammen:
-**Pflichten des Betreibers**
+//„Von besonderer Bedeutung im E-Mail-Kontext ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden. Ohne zusätzliche manuelle oder automatische Maßnahmen stellen die Ordnungsstrukturen einer typischen E-Mail-Umgebung nur eine begrenzte Ordnung dar.“//
-Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens oder der verwendeten Hard- und Software für die E-Mail-Archivierung. D.h., sowohl bei Großrechnersystemen als auch bei PC-Systemen oder der Datenverarbeitung außer Haus (ASP-Betrieb, Outsourcing, Software as a Service) ist für eine entsprechende Verfahrensdokumentation Sorge zu tragen.
+(Quelle [1])
+Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens ist eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, die die Beschreibung aller zum Verständnis der E-Mail-Archivierung erforderlichen Verfahrensbestandteile enthalten muss. Darüber hinaus muss sich aus der Dokumentation ergeben, dass das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgeführt worden ist (Stichwort Programmidentität).
-**Verantwortlichkeiten**
+==== Pflichten des Betreibers ====
-Verantwortlich für die Erstellung, Versionierung, Korrektheit und Pflege der Verfahrensdokumentation ist immer der Betreiber (er ist der Buchführungspflichtige). Ihm obliegt die ordnungsgemäße Archivierung. Ebenso ist er für das Vorliegen und die Aktualität der Verfahrensdokumentation verantwortlich. Die Dokumentation muss dem eingesetzten Verfahren entsprechen (Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren. Die Änderungen müssen in einer Historie nachvollziehbar sein.
+Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation existiert unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens oder der verwendeten Hard- und Software für die E-Mail-Archivierung!
+D.h., sowohl bei Großrechner- als auch bei PC-Systemen oder der Datenverarbeitung außer Haus (ASP-Betrieb, Outsourcing, E-Mail-Archivierung in der  Cloud) ist für eine entsprechende Verfahrensdokumentation Sorge zu tragen.
-**Anforderungen an E-Mail-Archivierungssysteme**
+==== Verantwortlichkeiten ====
-Zur Frage der Bedeutung und des Umfangs einer revissionssicheren Archivierung von E-Mails hat der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI e.V.) die folgenden Grundsätze zur Revisionssicherheit von E-Mail-Archivierungslösungen beschrieben, die von Benno MailArchiv bei korrekter Einrichtung und Betrieb abgedeckt werden:
+Verantwortlich für die Erstellung, Versionierung, Korrektheit und Pflege der Verfahrensdokumentation ist immer der Betreiber (er ist der Buchführungspflichtige). Ihm obliegt die ordnungsgemäße Archivierung. Ebenso ist er für das Vorliegen und die Aktualität der Verfahrensdokumentation verantwortlich. Die Dokumentation muss dem eingesetzten Verfahren entsprechen (Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren. Die Änderungen müssen in einer Historie nachvollziehbar sein.
+==== Anforderungen an E-Mail-Archivierungssysteme ====
+Zur Frage der Bedeutung und des Umfangs einer revissionssicheren Archivierung von E-Mails hat der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI e.V.) die folgenden Grundsätze zur Revisionssicherheit von E-Mail-Archivierungslösungen beschrieben, die von Benno MailArchiv (korrekte Einrichtung und Betrieb vorausgesetzt) abgedeckt werden:
   * Jede E-Mail wird unveränderbar archiviert.
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   * Jede E-Mail muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
   * Alle E-Mails müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
   * Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
   * Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
   * Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
+(Quelle [2])
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+===== Service-Hinweise =====
+Dieser Text entstammt dem [[https://www.benno-mailarchiv.de/wp-content/uploads/2017/11/Paper-Rechtliche-Aspekte-zur-gesetzeskonformen-Mailarchivierung-2018.pdf|White Paper "Rechtliche Aspekte zur gesetzeskonformen Mailarchivierung"]], welches [[https://www.benno-mailarchiv.de/wp-content/uploads/2017/11/Paper-Rechtliche-Aspekte-zur-gesetzeskonformen-Mailarchivierung-2018.pdf|hier]] kostenlos als PDF-Datei heruntergeladen werden kann.
+==== Weiterführende Informationen ====
+Was bedeutet "GoBD-konform" genau? Diese Frage erläutern wir unserem [[https://www.benno-mailarchiv.de/wp-content/uploads/2017/11/Was-bedeutet-GoBD-konform.pdf|White Paper "Was bedeutet GoBD-konform?"]]. Es kann [[https://www.benno-mailarchiv.de/wp-content/uploads/2017/11/Was-bedeutet-GoBD-konform.pdf|hier]] kostenlos als PDF-Datei heruntergeladen werden.
+==== Verwendete Quellen ====
-**Rechtlicher Hinweis / Haftungsauschluss / Disclaimer**
+[1]: https://www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2015/Positionspapiere/ECM-E-Mails-und-GoBD/160108-BIT-Merksaetze-Emails-und-GoBD.pdf
-Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Sie dienen lediglich zur allgemeinen Information. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.
+[2]: Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI)

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