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aufbewahrungsfristen [2017/11/21 16:41] – angelegt lwsystems | aufbewahrungsfristen [2021/02/10 08:07] (aktuell) – lwsystems | ||
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====== Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden? ====== | ====== Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden? ====== | ||
- | Die Aufbewahrungsfristen von E-Mails werden durch die der Mailarchivierung zugrundeliegenden Rechtsvorschriften definiert (HGB, AO, GobD). Handelsrechtlich relevante Mails müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Steuerrechtlich relevante Mails müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Faktisch bedeutet das, dass alle archivierten Mails damit 10 Jahre in archivierter Form vorgehalten werden müssen. | + | Die Aufbewahrungsfristen von E-Mails werden durch die der Mailarchivierung zugrundeliegenden Rechtsvorschriften definiert (HGB, AO, GoBD). Handelsrechtlich relevante Mails müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Steuerrechtlich relevante Mails müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Faktisch bedeutet das, dass alle archivierten Mails damit 10 Jahre in archivierter Form vorgehalten werden müssen. |
====== Wie werden E-Mails nach Ablauf einer Frist von bspw. 10 Jahren gelöscht? ====== | ====== Wie werden E-Mails nach Ablauf einer Frist von bspw. 10 Jahren gelöscht? ====== | ||
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Benno MailArchiv verfügt Stand heute über keine " | Benno MailArchiv verfügt Stand heute über keine " | ||
- | Das Löschen von E-Mails liegt (wie der gesamte root-Zugriff auf den Server auf dem Benno MailArchiv eingerichtet ist) komplett in der Verantwortung des ausführenden Administrators. Insofern gibt es innerhalb von Benno MailArchiv keine Konfigurationseinstellungen, | + | Das Löschen von E-Mails liegt (wie der gesamte root-Zugriff auf den Server auf dem Benno MailArchiv eingerichtet ist) komplett in der Verantwortung des ausführenden Administrators. Insofern gibt es innerhalb von Benno MailArchiv |
**Schutz vor unbefugtem oder ungewolltem Löschen ist im Gegenzug durch die eingesetzte Storagelösung möglich.** | **Schutz vor unbefugtem oder ungewolltem Löschen ist im Gegenzug durch die eingesetzte Storagelösung möglich.** | ||
- | Benno MailArchiv archiviert E-Mails standardmäßig auf Dateisystemebene. | + | Benno MailArchiv archiviert E-Mails standardmäßig auf Dateisystemebene |
Eine für Benno MailArchiv zertifizierte Speicherlösung, | Eine für Benno MailArchiv zertifizierte Speicherlösung, | ||
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Solange die Archivierung durch Benno MailArchiv auf lokalen Festplatten des Servers stattfindet, | Solange die Archivierung durch Benno MailArchiv auf lokalen Festplatten des Servers stattfindet, | ||
- | Die Einzelheiten zu diesem Sachverhalt sind auch in der Benno MailArchiv Systembeschreibung (http:// | + | Die Einzelheiten zu diesem Sachverhalt sind auch in der Benno MailArchiv Systembeschreibung (https:// |
Die Frage des Löschens von nicht mehr von der Archivierungspflicht betroffenen E-Mails nach Abschluss der Aufbewahrungsdauer kann sowohl technisch als auch organisatorisch geregelt werden. Die GoBD schreiben diesbzgl. weder vor, dass Mails nach Fristablauf zu löschen sind, noch ob und das dies automatisch geschehen muss. | Die Frage des Löschens von nicht mehr von der Archivierungspflicht betroffenen E-Mails nach Abschluss der Aufbewahrungsdauer kann sowohl technisch als auch organisatorisch geregelt werden. Die GoBD schreiben diesbzgl. weder vor, dass Mails nach Fristablauf zu löschen sind, noch ob und das dies automatisch geschehen muss. |