Die Aufbewahrungsfristen sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, ab 1.1.2025) gestaffelt. Für E-Mails gelten in der Regel sechs Jahre (Handelsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame E-Mails) oder acht Jahre (Buchungsbelege wie Rechnungen und Gutschriften), zehn Jahre nur in Sonderfällen. Welche Frist für eine einzelne E-Mail gilt, ist eine rechtliche Beurteilung, die der Steuerpflichtige mit seinem Steuerberater trifft.
Benno MailArchiv verwaltet keine Aufbewahrungsfristen und löscht keine E-Mails automatisch.
Die Fristen im Einzelnen, das Löschen nach Fristablauf und die rechtlichen Grundlagen erläutert die Seite Löschung archivierter E-Mails im Benno MailArchiv (Selfhosting). Für Benno Cloud Enterprise gelten die Regelungen Ihres Vertrags mit LWsystems, für die Hosting Edition die Ihres Hosting-Partners.
Soll die Archivablage zusätzlich auf Speicherebene gegen Veränderung geschützt werden, eignen sich die WORM-Speichersysteme Silent Cubes von FAST LTA: Für den Einsatz damit hat FAST LTA Benno MailArchiv als „Approved Solution“ zertifiziert. Speicherseitige WORM-Mechanismen von Objektspeichern wie S3 Object Lock werden nicht unterstützt. Einzelheiten enthält die Benno MailArchiv Systembeschreibung (Abschnitt II.3.4.1).
Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung.